Framkvæmdu Microsoft Word Mail Sameining From Excel

Efni.

• Lærðu að sameina gögn frá Excel í Word
• Undirbúðu gögnin fyrir póstsamruna
• Skipuleggðu töflureikninn
• Hvernig á að tilgreina póstsamruna viðtakendalista
• Búðu til eða breyttu póstsameiningarskjali
• Settu sameiningarreit í skjalið þitt
• Skoða skjöl um sameiningar pósts
• Forskoðaðu sameinaða skjölin
• Ljúktu við sameiningarskjal póstsins

Lærðu að sameina gögn frá Excel í Word

Sameining póstsins í Microsoft Word og Excel einfaldar ferlið við að senda sama skjalið - en með persónubundnum breytingum - til nokkurra viðtakenda. Í póstsamruna er eitt skjal (bréf til dæmis) ásamt gagnagrunaskjali, svo sem töflureikni. Svona á að gera það.

Leiðbeiningar í þessari grein eiga við um Word fyrir Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 og Word 2010.

Undirbúðu gögnin fyrir póstsamruna

Word pósts sameiningaraðgerðin virkar óaðfinnanlega með gögnum frá Excel. Þó að þú getur búið til gagnaheimild í Word eru möguleikar til að nota þessi gögn takmarkaðir. Ef þú ert með póstlistagögn í töflureikni er ekki nauðsynlegt að slá upplýsingarnar aftur inn í gagnaheimild Word.

Þú getur notað hvaða Excel vinnublað sem er í Word sameiningaraðgerð án sérstaks undirbúnings. En til að forðast villur í póstsameiningarferli er góð hugmynd að skipuleggja gögnin í töflureikninum.

Vertu viss um að öllum breytingum sem þú ert að gera á töflureikninum sé lokið áður en þú byrjar að sameina póstinn. Þegar sameiningin er hafin getur það gert villur við póstsamruna að gera allar breytingar.

Skipuleggðu töflureikninn

Skipuleggðu gögn Excel-póstlistans í línur og dálka. Hugsaðu um hverja röð sem eina skrá og hvern dálk sem reit sem þú ert að fara að setja inn í skjalið þitt.

• Settu öll gögn á eitt blað: Póstlistagögnin sem þú ætlar að nota til að sameina póstinn verða að vera á einu blaði. Ef það er dreift yfir mörg blöð skaltu sameina blöðin eða framkvæma margar pósts sameiningar. Gakktu einnig úr skugga um að blöðin séu vel nefnd, þar sem þú verður að velja það sem þú ætlar að nota án þess að geta skoðað það.
• Búðu til hausöð: Búðu til hausröð fyrir blaðið sem þú ætlar að nota til að sameina póstinn. Hausaröð er röð sem inniheldur merkimiða sem bera kennsl á gögnin í frumunum undir henni. Til að gera það auðvelt fyrir Excel að greina á milli gagna og merkimiða, notaðu feitletruð texta, reitamörk og klefaskyggingu sem eru einstök fyrir hausröðina. Gakktu einnig úr skugga um að hausarnir sem þú velur passa við heiti sameiningarreitanna, sem mun einnig gera það að verkum að minni líkur verða á að villur komi fram
• Snið töluleg gögn rétt: Vertu viss um að hlutir eins og götunúmer og póstnúmer séu rétt sniðin fyrir það hvernig þau ættu að birtast þegar sameining póstsins er lokið. Röng snið talna geta valdið villum í sameiningunni.

Hvernig á að tilgreina póstsamruna viðtakendalista

Hér er hvernig á að tengja útbúna Excel vinnublöð sem inniheldur póstlistann þinn við Word skjalið þitt:

1. Opnaðu skjalið í Word sem þú munt nota sem sniðmát pósts. Þetta getur verið nýtt skjal eða fyrirliggjandi skjal. Veldu Póstsendingar > Byrjaðu að sameina póst.

   

2. Veldu tegund sameiningar sem þú vilt keyra. Möguleikar þínir eru

   • Bréf
   • Tölvupóstskeyti
   • Umslög
   • Bréf
   • Skrá

   Ef þú vilt, geturðu líka notað póst sameiningarhjálpina til að búa til póstsamruna. Fyrir þetta dæmi munum við ganga í gegnum skrefin til að búa til sameiningar pósts handvirkt.

3. Farðu síðan til Póstsendingar flipann og veldu Veldu Viðtakendur > Notaðu núverandi lista.

   
   

   

4. Siglaðu til og veldu Excel skjalið sem þú bjóst til fyrir póstsamruna og veldu síðan Opið.

5. Veldu Word ef þú biður um þaðBlað1 $ > OK.

Ef Excel þitt er með dálkhausa skaltu velja Fyrsta röð upplýsinga inniheldur dálkahausa gátreitinn.

Búðu til eða breyttu póstsameiningarskjali

Með Excel töflureikninum þínum tengdum póstsameiningarskjali sem þú ert að búa til í Word er kominn tími til að breyta Word skjalinu þínu.

Þú getur ekki gert breytingar á gagnagrunni þínum í Excel eins og er. Til að gera breytingar á gögnum, lokaðu skjalinu í Word áður en þú opnar gagnaheimildina í Excel.

Settu sameiningarreit í skjalið þitt

Veldu í Word Póstsendingar > Settu sameiningarreit inn til að draga upplýsingar úr töflureikninum inn í skjalið. Veldu reitinn sem þú vilt bæta við (fornafn, eftirnafn, borg, ríki eða annað) og veldu síðan Settu inn.

Skoða skjöl um sameiningar pósts

Word flytur ekki snið frá gagnaheimildinni þegar sameiningarreitir eru settir inn í skjal. Ef þú vilt nota snið eins og skáletrun, feitletrað eða undirstrika, gerðu það í Word.

Þegar þú skoðar skjalið með reitum skaltu velja tvöfalda örvarnar báðum hliðum reitsins þar sem þú vilt nota sniðið. Þegar þú skoðar sameinað gögn í skjalinu skaltu auðkenna textann sem þú vilt breyta.

Allar sniðbreytingar eru gerðar í öllum sameinuðu skjölunum, ekki aðeins sameiningarskjalinu sem þú breyttir því í.

Forskoðaðu sameinaða skjölin

Til að forskoða sameinaða skjöl skaltu fara í Póstsendingar > Forskoða niðurstöður. Þessi hnappur virkar eins og rofi, svo ef þú vilt fara aftur til að skoða aðeins reitina en ekki gögnin sem þeir innihalda, ýttu aftur á hann.

Flettu í gegnum sameinaða skjölin með því að nota hnappana á flipanum Póstsendingar. Þeir eru, frá vinstri til hægri:Fyrsta met, Fyrri met, Fara til að taka upp, Næsta met, og Síðasta met.

Áður en þú sameinar skjölin skaltu forskoða þau öll, eða eins mörg og þú getur, til að staðfesta að allt hafi sameinast rétt. Athugaðu sérstaklega greinarmerki og bil milli sameinaðra gagna.

Ljúktu við sameiningarskjal póstsins

Þegar þú ert tilbúinn til að sameina skjölin áttu tvo kosti:

• Prenta skjöl: Sameina skjölin við prentarann. Ef þú velur þennan valkost eru skjölin send til prentarans án nokkurra breytinga. Veldu til að gera þetta Póstsendingar > Ljúka og sameina > Prenta skjöl. 
• Breyta einstökum skjölum: Ef þú þarft að sérsníða sum skjölin eða öll þau (valmöguleiki er að bæta við athugasemdareit í gagnaheimildinni fyrir persónulega minnispunkta) eða gera aðrar breytingar áður en þú prentar, skaltu breyta hverju skjali. Veldu til að gera þetta Póstsendingar > Ljúka og sameina > Breyta einstökum skjölum.

Hvaða aðferð sem þú velur færðu þér svarglugga þar sem þú getur sagt Word að sameina allar færslur, núverandi færslu eða fjölda gagna. Veldu færslurnar sem þú vilt prenta og veldu síðanOK.

Ef þú vilt sameina svið, sláðu inn upphafsnúmerið og lokanúmerið fyrir skrárnar sem þú vilt taka með í sameininguna og veldu síðanOK.